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Mejora tu productividad utilizando las fechas limite - TEXTO
En esta serie revisamos algunos de los descubrimientos que están cambiando el mundo… o casi.
Establecer y solicitar fechas límite para la ejecución de acciones, tareas y proyectos constituye un factor clave para satisfacer las expectativas del peticionario y establecer las prioridades del ejecutante.
Es necesario establecerlas para asegurar el cumplimiento eficaz de la coordinación de acciones [...]
Por ejemplo, como directivo de tu organización necesitas recibir los informes de tus jefes para componer el que tú debes enviar a tu Director General en una fecha determinada o recibir la información solicitada para preparar una propuesta al cliente, comprometida para tal fecha.
A lo largo de mi práctica profesional observo el olvido continuado de este elemento y sus consecuencias negativas en los dos actores.
El peticionario se queja al ejecutante por el retraso en la realización. Aunque él no ha comunicado explícitamente una fecha, sí tiene una fecha aproximada en su mente y “da por supuesto” que su colaborador – el ejecutante – “debería imaginárselo”. A veces, no es un olvido sino una falta de autoridad. El jefe elige no fijar fecha para no parecer autoritario. En cualquier caso, queja y conflicto están servidos. Pero, sobre todo, el retraso tiene consecuencias económicas. Recuerda que todas las acciones tienen un impacto en la cuenta de resultados de la empresa.
El ejecutante tampoco pidió la fecha límite al recibir la petición. También es corresponsable del olvido. Muchas veces no la pide conscientemente para evitar tener un “compromiso” que cumplir. Sufre las mismas consecuencias que vimos antes y otra adicional. La falta de este dato le impide ser efectivo en la priorización de acciones, lo que generará un “112” (emergencia) en cuanto su jefe lo reclame.
Esta es una de las razones que contribuyen a que no haya que ir a Pamplona para vivir los Sanfermines. Con sólo levantar la cabeza o salir al pasillo puedes contemplar individuos agobiados, corriendo despavoridos. Y cuando te fijas te das cuenta que quienes les persiguen son las tareas sin fecha límite.
¿Esto significa que hay que establecer una fecha límite para todas las acciones que solicitamos?
Definitivamente No. Pero si en tu cabeza hay un “plazo” comunícalo. Por ejemplo: “la semana próxima”, “antes que acabe el mes”, etc.
¿Conviene establecer fechas límite muy cortas siempre?
No. Establece la apropiada. No pretendas pasar de no solicitar fechas límite a fijar fechas que incluyan un enorme colchón de seguridad y agobien a tu colaborador.
¿Son negociables las fechas límite? ¿Pueden incumplirse?
Recuerda que la fecha límite es un compromiso, no un deseo o preferencia. Asegura que tu colaborador lo comprende. También es buena práctica solicitar, explícitamente, el acuerdo del colaborador. Si la fecha no es asumible para él, ayúdale a priorizar su Agenda. Es un compromiso y los compromisos se cumplen. No es efectivo forzar fechas contra la opinión del colaborador. Si hay divergencias es preferible discutirlas y alcanzar acuerdo, que evitar la situación y generar conflicto para al final enfrentaros en un “ya te dije que no podría cumplirla”.
Es clave que lo comprenda, así como que si, excepcionalmente, va a tener dificultad para cumplir una fecha, deberá informar con la máxima antelación, no cuando se cumple el plazo.
Incrementar tu productividad personal como jefe se refiere inspirar a tus colaboradores para que gestionen más eficazmente las acciones que pueden realizar.
Jaime Bacás para Senderos de Productividad
Marzo 9, 2010 | | |
(No puntuado)
Loading ...Etiquetas: Accion , Fechas límite , Productividad personal
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