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Cual podria ser mi primera tarea diaria

Revisar o procesar mi correo-e es la primera tarea que realizan el 88% de las personas que han respondido la encuesta “Mis hábitos con correo-e” (pag. 24).

 ¿Para qué haces eso?

Una gran mayoría lo hace para “saber lo que haré hoy”. Es una mezcla de simple curiosidad - “¿qué sorpresas habrá en mi Bandeja de Entrada (BE)?” – y de información necesaria para decidir mi Agenda del día.

Es decir, una parte – a veces una gran parte - de las Acciones que realizaré hoy responderán a las peticiones que me llegan en esos mensajes [...]

 ¿Es éste un hábito productivo?

La gran mayoría tenemos un biorritmo en el que nuestra franja de máxima energía se encuentra en las primeras horas del día.

Si es éste tu caso parece más efectivo que utilices este momento en completar las tareas más importantes. Y revisar o procesar correo-e no lo es.

Si, además, eres jefe o directivo, la sugerencia anterior cobra mayor importancia. Una de tus funciones y responsabilidades principales es asegurar la dirección estratégica de tu Departamento o Área Funcional. Es decir, elevarte en altitud para observar con suficiente perspectiva dónde estás y dónde quieres ir.

Esta ocupación involucra tus habilidades de reflexión, análisis, brainstorming, priorización, toma de decisiones, etc. Desde luego nada que tenga que ver con lo que traen los mensajes de correo-e, que son cuestiones muy próximas – tácticas. Por supuesto necesarias y, a veces, urgentes, pero menos importantes.

Además, ¿realmente lo que vas a hacer hoy “depende tanto” de lo que ha llegado a  tu BE en las últimas horas?

La respuesta más probable es NO.

Porque si fuera SÍ el problema podría etiquetarse como “grave”, ya que ése es un síntoma bastante claro de falta de dirección estratégica, cortoplacismo y reactividad.

Así que sigamos trabajando con la hipótesis del NO.

¿Te parece rentable invertir tu pico de máxima energía en la realización de una tarea poco importante?

En ese mismo documento encontrarás otro dato que puedes considerar: El 44% del correo-e recibido es valorado “poco importante” (pag. 12).

Es decir, casi la mitad de los mensajes a los que prestas tu atención, en tu momento de mayor energía, son “poco importantes”.

¿Huele a procrastinación?

Sí. ¿Podría ser tu caso?

Una de las “excusas” - que no explicación - de “elegir” procesar correo-e es, justamente, evitar iniciar la ejecución de una tarea importante que, evidentemente, es más difícil, compleja, aburrida o molesta.

Brian Tracy llama a la tarea más importante “el sapo”. 

¿Qué opciones puedo considerar?

Mi recomendación es la misma que Brian: ¡cómete el sapo al principio de la jornada!

¿Cuál es el beneficio? Para saberlo pulsa aquí.

No sólo parece que tiene sentido, además, si lo practicas unos cuantos días comprobarás qué bien funciona y es muy probable que no entiendas cómo has podido estar tanto tiempo perdiendo productividad desde tan temprano.

Acciones sugeridas

Incluye en tu Calendario una cita periódica (para todos los días) contigo mismo y con una duración de entre 1-2 horas.

Agenda en esa cita la tarea más importante que tengas en tu Lista de Tareas Pendientes.

Completa esa tarea sin interrupciones, nada más empezar tu jornada, durante el plazo que has programado.

Felicítate por haberte comido tu sapo. Ahora sabes que todo lo que venga será mejor.

Abre, ahora, no antes, tu aplicación de correo-e y procesa tu BE. Recuerda lo que es procesar correo-e y, especialmente, su consecuencia: BE Cero.

Cuando hayas adoptado este hábito no sólo aumentarás tu rendimiento, sino que te encontrarás mejor porque sabes que has completado lo importante y experimentaras una sensación de control sosegado. Esa combinación se llama: productividad.

Jaime Bacás para Senderos de Productividad

Febrero 2, 2010 | | |

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