Como optimizar el Presupuesto de Formacion de 2009… y 2010 – TEXTO

A qué se enfrentan los responsables de formación y desarrollo que tienen mayor visión estratégica para optimizar su presupuesto de inversión?

He realizado, recientemente, esta pregunta a los responsables del departamento de RRHH de unas cuantas organizaciones y las respuestas describen un escenario bastante homogéneo.

¿Cuál es el escenario?

El escenario en el que se mueven contiene descriptores como los siguientes:
• Se enfrentan, este año y probablemente el próximo, al reto de gestionar un presupuesto muy reducido… como consecuencia de los recortes presupuestarios que están teniendo lugar en sus organizaciones ante las expectativas de incrementos de negocio menores o, incluso, negativos
• Las oportunidades – de todo tipo – escasean. Menos opciones para elegir
• Los empleados apenas se plantean cambiar de empresa  y, al mismo tiempo, están cada vez más distraídos y preocupados por los asuntos económicos
• Si además se plantea una reducción de plantilla o congelación en la contratación para reponer bajas o  puestos de trabajo temporales, los que se quedan se ven enfrentados a mayores dosis de estrés como consecuencia de reajustes internos y de verse obligados a asumir mayor carga de trabajo y de responsabilidades
• La incertidumbre que genera el ¿qué pasará mañana? afecta su confianza, su seguridad y su motivación
El resultado final es un empleado progresivamente desmoralizado,  porque siente que tiene menos poder y las expectativas son “a peor”. “Ir tirando y a ver qué pasa” es la actitud más extendida.  Los resultados observables son la disminución de su rendimiento y productividad, justo en un momento en que su organización requiere todo lo contrario.

Tu negocio, es decir, tu empresa, como la economía es, básicamente, un estado de ánimo. Y gestionar ese estado de ánimo es una de las responsabilidades de la dirección y, más concretamente, del equipo de RRHH.

Este escenario no me gusta ¿Cómo lo cambio?

Si las circunstancias que definen tu escenario conducen a resultados que no te gustan… sólo tienes que decidir cambiarlas.
La pregunta crítica, ahora, para este colectivo es ¿cómo utilizar la estrategia de formación para revertir ese resultado? ¿Cómo puedo contribuir a incrementar la involucración, la confianza, el poder personal y la productividad de los empleados para que consigan los resultados establecidos?

Considera los siguientes tres elementos:

El primero es una comunicación efectiva – sincera, clara y oportuna – de la situación que deberán enfrentar. Sin reservas. Mantén abierto el canal de comunicación durante todo el año para gestionar las  nuevas circunstancias que seguirán llegando. Recuerda que sólo tienes dos opciones, o lideras el proceso de comunicación para dirigirlo eficazmente, o el proceso de comunicación tendrá lugar sin tu conocimiento, por todos los rincones, avanzando sin dirección y generando rumores y desmoralización.

El segundo elemento es involucrar al empleado, lo que significa permitir y facilitar su participación en la definición del escenario y en las soluciones o decisiones a tomar. Sólo si siente que “forma parte” de la solución, entregará su voluntad para hacerla realidad, cambiando su actitud. Aquí es oportuno recordar a Stephen Covey y poner en práctica sus enseñanzas acerca del Círculo de Influencia. Tu misión es mantener al empleado dentro de ese círculo para que sus acciones resulten efectivas y, así, dispare su productividad.
¿”Hacer más con menos” o “hacer más en menos”?

El tercer elemento tiene que ver, directamente, con el diseño estratégico del programa de formación que les permita mejorar las habilidades que se relacionan con sus objetivos, que pueden incluir las habilidades necesarias para la ejecución de nuevas funciones y el desarrollo de habilidades clave de productividad personal para poder gestionar  eventuales cargas adicionales.

En momentos duros es crítico enfocar los esfuerzos de formación en los fundamentos del negocio. ¿Qué habilidades e iniciativas de desarrollo alcanzarán al mayor número de empleados, ejercerán el mayor impacto sobre ellos y afectarán a las áreas de negocio clave?

1. Para la mayoría de las organizaciones son las habilidades de dirección, es decir, las relacionadas con la forma en la que los jefes y directivos se relacionan con sus colaboradores para incrementar su involucración y productividad. Aquí se incluyen habilidades como, comunicación, gestión de acciones (aún denominada gestión del tiempo), gestión del rendimiento de equipos, etc. Por otra parte, se trata de habilidades universales que han demostrado su impacto positivo en el entorno laboral.

2. Dirigir el desarrollo eficaz de estas habilidades clave al colectivo de jefes y directivos, permitirá el incremento de la productividad y rendimiento de este colectivo crítico y, además, la posibilidad de que las “permeabilicen” a sus colaboradores.

3. Seleccionar los jefes y directivos afectos a las áreas clave que queremos desarrollar.
Por tanto no se trata de “hacer más con menos”, ya que ésa es una estrategia de baja productividad por su dispersión. En su lugar considera la de “hacer más en menos”. Es decir, enfócate en pocas cosas, las que más importen, las que añadan más valor. Tampoco las dirijas a todos los empleados de la organización, sino que enfoca y concentra todos los (escasos) recursos en los colectivos que más ROI pueden aportar en este momento.
Utiliza y apoya a los jefes y directivos que posean o hayan adquirido un mayor nivel de maestría en determinada habilidad clave para que participen en la formación de sus colaboradores y de otros empleados en otros departamentos.
Promueve la eliminación – o externalización – de todas las actividades que no sean clave para la consecución de las metas de la organización. Te sorprenderá descubrir cuántas actividades pueden ser eliminadas y procesos simplificados.

Acción:

En resumen, para optimizar el presupuesto de formación en 2009 y, posiblemente, en 2010:
• Determina –y actualiza- el escenario en el que se mueve tu organización
• Lidera el cambio de escenario
• Toma la decisión estratégica de hacer “más en menos”, enfocando los recursos (escasos) de tu Plan de Formación en las áreas de negocio, empleados y habilidades clave

     Jaime Bacás para Senderos de Productividad

abril 15, 2009 | Sin comentarios | |

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